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Datenschutzrichtlinie LEITZ ACCO Brands GmbH & Co KG

Stand [25. Mai 2018]

Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist uns wichtig. Diese Datenschutzrichtlinie dient unserem Unternehmen als Richtlinie und Ihnen zur Information darüber, wie wir Angaben, die wir auf elektronischem Weg oder anderweitig von Ihnen erhalten, erheben, verwalten und verwenden. Zudem erläutern wir in dieser Datenschutzrichtlinie, wie Sie diese Angaben verwalten können. Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie oder zu Ihren Daten haben, schreiben Sie uns bitte an Datenschutzbeauftragter@acco.com.

Was wird in dieser Datenschutzrichtlinie geregelt?

Diese Datenschutzrichtlinie regelt die Erhebung, Nutzung und Weitergabe von Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Kommunikation mit unserem Unternehmen, unseren Mitarbeitern und anderweitig übermitteln, durch die LEITZ ACCO Brands GmbH & Co. KG  („LEITZ ACCO Brands“) und andere Unternehmen der ACCO Brands Gruppe (auch „LEITZ“, „wir“ oder „uns“).

Des Weiteren erhält diese Datenschutzrichtlinie Informationen zu Ihren Rechten im Hinblick auf den Datenschutz, einschließlich des Rechts auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung durch LEITZ ACCO Brands. Weitere Informationen zu Ihren Rechten und deren Ausübung finden Sie im Abschnitt „Welche Rechte habe ich?“.

Wir weisen darauf hin, dass diese Datenschutzrichtlinie nicht für Websites oder sonstige digitale Plattformen gilt, für die andere Datenschutzbestimmungen bestehen.

Welche Angaben erfassen wir?

Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten wenn Sie mit unseren Vertriebs- und Kundenservicemitarbeitern kommunizieren, Produkte und Services von uns beziehen oder anderweitig mit unserem Unternehmen oder unseren Mitarbeitern in Kontakt treten. Wir können folgende Daten erheben und verarbeiten:

  • Vor- und Nachname,
  • Geschäftsanschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse,
  • Position, Rolle und Abteilung,
  • Unterschrift,
  • Staatsangehörigkeit,
  • Kreditlimit,
  • Namen der Gesellschafter oder wirtschaftlich Berechtigten Ihres Unternehmens,
  • Namen der Vorstandsmitglieder Ihres Unternehmens,
  • Angaben zu Konten Ihres Unternehmens,
  • Steueridentifikations- bzw. nationale ID-Nummer,
  • Auftragsdetails,
  • Kommunikation per E-Mail oder Chat,
  • Kopie von Ausweisdokumenten, z. B. Führerschein oder Reisepass,
  • Fotos von Veranstaltungen,
  • Tätigkeitsbereiche Ihres Unternehmens,
  • Branche Ihres Unternehmens,
  • Ihre Ernährungs- und sonstigen Präferenzen für Veranstaltungen,
  • Ihre Werbepräferenzen, einschließlich erfolgter Genehmigungen und
  • weitere personenbezogene Angaben, die Sie freiwillig bereitstellen.

Welche Informationen erhalten wir von Dritten?

Gelegentlich übermitteln Dritte uns Informationen, die Sie betreffen. Dazu zählen insbesondere Daten, die unsere Großhändler erheben und an uns weiterleiten, um sicherzustellen, dass wir hervorragenden Kundendienst und -Support bieten.

Im Rahmen von Bonitäts- und sonstigen Finanzprüfungen erhalten wir zudem Informationen von externen Kreditauskunfteien, die zur Beurteilung einschlägiger Kreditrisiken diverse Metriken, wie Stammkapital, Jahresabschlüsse und Zahlungsverhalten, erheben.

Wie und auf welcher Rechtsgrundlage verwenden wir diese Informationen?

Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken:

  • Zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, insbesondere
    • zum Abschluss und Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen und LEITZ ACCO Brands,
    • zur Identitätsprüfung,
    • zur Durchführung oder Annahme von Zahlungen,
    • zur Auftragsbearbeitung,
    • zur Kommunikation mit Ihnen,
    • zur Erbringung von Kundenservices und Veranlassung der Lieferung oder sonstigen Bereitstellung von Produkten, Preisen oder Services und
    • zur Erbringung von After-Sales-Services und zu Gewährleistungszwecken.
  • Wir weisen darauf hin, dass wir im Rahmen der Anforderungen von LEITZ ACCO Brands um unseren Geschäftstätigkeiten nachzugehen und unsere berechtigten Interessen zu verfolgen, insbesondere
    • Daten verwenden, um von Ihnen bestellte Produkte und Services bereitzustellen und Ihre Anmerkungen oder Reklamationen zu bearbeiten;
    • wenn Sie eine Kredit- oder Debit-Karte zur Zahlung vorlegen, die Gültigkeit der von Ihnen angegeben Bankleitzahl, Kontonummer und Kartennummer durch Dritte prüfen lassen, um Betrug entgegenzuwirken (siehe Abschnitt „An wen, wo und wann leiten wir diese Daten weiter?“);
    • gemäß einschlägigen Gesetzen Konten überwachen, um Betrug, Terrorismus, Falschdarstellungen, Sicherheitsvorfälle oder Straftaten zu verhindern, zu untersuchen und/oder anzuzeigen; 
    • von Ihnen bereitgestellte Daten verwenden, um Beschwerden von Ihnen oder anderen über unser Unternehmen, unsere Produkte oder unsere Services zu prüfen und die Sicherheit unserer Produkte zu gewährleisten;
    • Daten verwenden, um Schulungen und andere Veranstaltungen zu organisieren;
    • Daten verwenden, um unser geistiges Eigentum zu schützen;
    • Daten für unsere internen Finanzprozesse, z. B. interne Buchhaltung und Steuerzahlungen, verwenden;
    • Daten zur Beurteilung von Kreditrisiken verwenden;
    • Daten bei Bedarf in Verbindung mit Rechtsansprüchen und zu Compliance-, Regulierungs- und Untersuchungszwecken verwenden (einschließlich Offenlegung dieser Informationen in Verbindung mit einem Rechtsverfahren oder -streit); und
    • Daten von Einzelpersonen verwenden, um Einladungen zu Werbe- oder Rabattprogrammen zu versenden.
  • Vorbehaltlich Ihrer Einwilligung
    • senden wir Ihnen Direktwerbung zu unseren einschlägigen Produkten und Services oder zu sonstigen Produkten und Services, die wir, unsere verbundenen Unternehmen und sorgfältig ausgewählten Partner anbieten; und
    • verwenden wir die Daten zu anderen Zwecken,  über die wir Sie entsprechend informieren.
  • Aus rechtlichen Gründen verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten
    • zur Bearbeitung Ihrer Anfragen bezüglich einer Kopie Ihrer Daten, bezüglich der Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten oder bezüglich der Weiterleitung einiger dieser Daten an andere Unternehmen;
    • bei Bedarf in Verbindung mit Rechtsansprüchen und zu Compliance-, Regulierungs- und Untersuchungszwecken (einschließlich Offenlegung der Daten in Verbindung mit einem Rechtsverfahren oder -streit); und
    • zur Bearbeitung von Anfragen von Regierungs- oder Strafverfolgungsbehörden im Rahmen von Untersuchungen gemäß einschlägigen Gesetzen.

 

Einwilligungswiderruf oder anderweitiger Einspruch gegen die Datenverarbeitung

Sofern Sie uns Ihre Einwilligung gegeben haben, können Sie diese jederzeit widerrufen, obwohl wir Ihre Daten dennoch eventuell aus anderen rechtlichen Gründen zu anderen Zwecken, z. B. den vorgenannten Zwecken, verarbeiten müssen. In einigen Fällen können wir Ihnen Direktwerbung auch ohne Ihre Einwilligung zukommen lassen, um unsere berechtigten Interessen zu verfolgen. Sie können jederzeit Einspruch gegen die Zusendung von Direktwerbung oder gegen unser Profiling zu Direktwerbungszwecken einlegen. Hierzu folgen Sie bitte den Anweisungen in unserer elektronischen Kommunikation oder setzen Sie sich mit uns in Verbindung (siehe Kontaktdaten unten).

In einigen Fällen verwenden wir Informationen, die Sie bereitgestellt haben, um die Einhaltung einschlägiger Gesetze zu kontrollieren. Dabei werden Namen mit öffentlich zugänglichen Daten gegengeprüft, um mögliche Compliance-Risiken zu ermitteln. Wurden diese Risiken ermittelt, treten wir eventuell mit der Bitte an Sie heran, die Richtigkeit dieser Informationen zu bestätigen oder uns weitere Informationen zu übermitteln.

Des Weiteren verwenden wir von Ihnen bereitgestellte Informationen, um Bonitäts- und andere Finanzprüfungen durchzuführen. Dazu senden wir grundlegende Informationen an externe Kreditauskunfteien, die zur Beurteilung einschlägiger Kreditrisiken diverse Metriken, wie Stammkapital, Finanzkonten und Zahlungsverhalten, erheben.

An wen, wo und wann leiten wir diese Daten weiter?

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an Unternehmen der ACCO Brands Gruppe weiterleiten,

  • um gemäß einschlägigen Gesetzen Betrug, Terrorismus, Falschdarstellungen, Sicherheitsvorfälle oder Straftaten zu verhindern, zu untersuchen und/oder anzuzeigen;
  • um unsere Forderungsfunktion zu verwalten;
  • um unser Kundentreueprogramm zu verwalten;
  • für Produktwerbung, die Sie interessieren könnte;
  • zur Prüfung von Beschwerden von Ihnen oder anderen über unser Unternehmen, unsere Produkte oder unsere Services; und
  • in Verbindung mit Rechtsansprüchen und zu Compliance-, Regulierungs- und Untersuchungszwecken (einschließlich Offenlegung dieser Informationen in Verbindung mit einem Rechtsverfahren oder -streit).

Wir können Ihre Daten an folgende Dritte weiterleiten:

  • Externe Dienstleister, die diese im Auftrag von LEITZ ACCO Brands zu den vorgenannten Zwecken verarbeiten, einschließlich
    • Lieferanten,
    • Reparaturdienstleister,
    • unserer Lager-, Transport- und anderen Logistikdienstleister,
    • Vertriebsgesellschaften und
    • IT-Dienstleister;
  • Organisatoren von Schulungen und anderen Veranstaltungen, Reisebüros, Hotels und sonstige Anbieter, die an der Koordination von Aktivitäten mitwirken;
  • Buchprüfer, Rechnungsprüfer, Aktuare, Rechtsanwälte und andere Fachleute vorbehaltlich der entsprechenden vertraglichen Absicherungen, sofern gesetzlich vorgeschrieben oder zum Rechtsschutz unserer berechtigten Interessen gemäß einschlägigen Gesetzen erforderlich;
  • Vertriebsmitarbeiter zur Förderung unserer Geschäftsbeziehungen;
  • Zahlungsdienstleister und Banken zur Zahlungsabwicklung und zur Kontrolle der Einhaltung rechtlicher und regulierungstechnischer Vorgaben;
  • Kreditauskunfteien zur Bonitätsprüfung;
  • Behörden, Parteien, Anspruchsberechtigte, Beschwerdeführer, Untersuchungsverantwortliche oder Beamte in Strafverfolgungsbehörden, sofern zu den vorgenannten Zwecken erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder zum Rechtsschutz unserer berechtigten Interessen gemäß einschlägigen Gesetzen erforderlich; und
  • unsere Berater, Kaufinteressenten und deren Berater im Falle der Veräußerung unseres Unternehmen oder unserer Vermögenswerte oder der Zusammenführung derselben mit einem anderen Unternehmen. In diesen Fällen werden Ihre Daten an das neue Unternehmen weitergeleitet.

Aufgrund des Charakters unserer Geschäftstätigkeit kann es nötig werden, dass wir von Ihnen bereitgestellte Daten an Unternehmen der ACCO Brands Gruppe oder an Dritte in Ländern weiterleiten, in denen andere Gesetze und Datenschutzbestimmungen gelten, einschließlich Länder, deren Gesetze zu Privatsphäre und Datenschutz weniger umfangreich sind als diejenigen Ihres Landes.

Im Falle der Weiterleitung von Informationen in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, in denen keine Angemessenheitsentscheidung der Europäischen Kommission gilt, erfolgt der Schutz der Informationen ordnungsgemäß durch von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln, eine angemessene Datenschutzsiegelzertifizierung oder die Binding Corporate Rules für Auftragsverarbeiter. Eine Kopie des jeweiligen Mechanismus erhalten Sie auf Anfrage an DataPrivacy@acco.com.

Welche Rechte habe ich?

Sie haben das Recht, von uns eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten anzufordern, das Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der (Abbruch der aktiven) Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und das Recht auf Erhalt Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Erfüllung eines Vertrags oder mit Ihrer Einwilligung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format bereitgestellt haben, sowie das Recht von uns zu verlangen, diese Daten an andere Verantwortliche zu übermitteln.

Des Weiteren haben Sie ein Widerspruchsrecht in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen (insbesondere, wenn wir diese Daten

nicht zur Erfüllung einer vertraglichen oder sonstigen rechtlichen Bestimmung verarbeiten müssen oder diese Daten verwenden, um Direktwerbung zu betreiben).

Die vorgenannten Rechte gelten möglicherweise vorbehaltlich bestimmter Einschränkungen, zum Beispiel wenn durch die Erfüllung Ihrer Forderung personenbezogene Daten anderer Personen offengelegt würden oder wenn Sie die Löschung von Informationen fordern, zu deren Aufbewahrung wir gesetzlich verpflichtet sind oder deren Aufbewahrung unseren berechtigten Interessen dient.

Mit Ausnahme Ihrer Werbepräferenzen und der personenbezogenen Angaben, die Sie freiwillig bereitstellen, ist die Bereitstellung der vorgenannten Informationen erforderlich – werden einschlägige Daten nicht bereitgestellt, können wir Ihnen die entsprechenden Produkte, Services, Zahlungen oder Preise nicht übermitteln. Die Bereitstellung Ihrer Werbepräferenzen und anderer

Angaben, die Sie bereitstellen, erfolgt freiwillig. Werden diese Informationen jedoch nicht bereitgestellt, können wir Produkte oder Angebote, die für Sie von Interesse sein könnten, möglicherweise nicht anzeigen.

Zur Ausübung der vorgenannten Rechte können Sie sich über die nachstehenden Kontaktdaten an uns wenden. Sollten Ihre Fragen unbeantwortet bleiben, haben Sie das Recht, bei der EU-Datenschutzbehörde an Ihrem Wohn- oder Geschäftssitz oder an dem Ort, an dem Ihres Erachtens ein Verstoß erfolgt ist, Beschwerde einzulegen.

Wie kann ich Verbindung mit LEITZ ACCO Brands aufnehmen?

Wir hoffen, Ihre Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten durch uns in dieser Datenschutzrichtlinie beantwortet zu haben. Wenn Sie weitere Fragen dazu haben oder keine Direktwerbung von uns erhalten möchten, schreiben Sie uns bitte an Datenschutzbeauftragter@acco.com oder an den Verantwortlichen unter der nachstehenden Anschrift.

Alternativ können Sie sich bei Fragen zur Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten an unseren Datenschutzbeauftragte wenden:

            Frank-Rainer Wolframm

            Telefon: +49 711 810 3600

            E-Mail: Datenschutzbeauftragter@acco.com

 

Welches LEITZ-Unternehmen ist für meine Daten verantwortlich und an welche verbundenen Unternehmen können meine Daten weitergeleitet werden?

Der Datenverantwortliche für Ihre Informationen ist

LEITZ ACCO Brands GmbH & Co. KG

Frank-Rainer Wolframm

Siemensstr. 64

70469 Stuttgart

Telefon: +49 711 810 3600

Telefax: +49 711 8103-486

E-Mail: Datenschutzbeauftragter@acco.com

 

Eine Auskunft über die Unternehmen der ACCO Brands Gruppe samt Kontaktinformationen können Sie bei oben genannten Datenschutzbeauftragten beantragen.

  

Wie lange werden meine Daten aufbewahrt?

Wir speichern und schützen Ihre Daten so lange, wie dies für die Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden oder anderweitig rechtmäßig verarbeitet werden, einschließlich gemäß einschlägigen Gesetzen und Verjährungsfristen.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten zu Werbezwecken oder mit Ihrer Einwilligung verarbeiten, erfolgt diese Verarbeitung bis zum Zeitpunkt Ihres Einspruchs und über einen kurzen Zeitraum danach (in dem wir Ihren Einspruch bearbeiten). Zudem speichern wir Ihre Bitte, keine Direktwerbung von uns zu erhalten oder Ihre Daten nicht zeitlich unbegrenzt zu verarbeiten, um ihr auch in Zukunft nachkommen zu können.